Bedrijfsarchitectuur

Missie van de dienstverlening

FUMO werkt samen met de Friese gemeenten, de provincie Fryslân en Wetterskip Fryslân aan een schone, veilige en duurzame leefomgeving in Fryslân. FUMO doet dit door vergunningverlening, toezicht, handhaving en advisering op het gebied van natuur en milieu uit te voeren, in opdracht van de deelnemers en in samenwerking met ketenpartners. De organisatie combineert uitvoering met specialistische kennis en levert daarmee niet alleen operationele dienstverlening, maar ook inhoudelijke input, analyses en expertise die deelnemers helpt bij beleidsvorming, uitvoering en verantwoording.

Deze missie maakt duidelijk dat FUMO niet alleen een uitvoeringsorganisatie is in enge zin. FUMO is ook een schakel in een bredere bestuurlijke en uitvoerende keten. Dat heeft directe gevolgen voor de bedrijfsarchitectuur. Processen, rollen, informatie en systemen moeten niet alleen het eigen werk ondersteunen, maar ook de samenwerking met bevoegde gezagen, ketenpartners en het stelsel van de Omgevingswet.

Referenties:

1. FUMO - Homepage
2. FUMO - Over de FUMO
3. FUMO - Juridisch en specialistisch advies

Kernprocessen

1. Vergunningverlening.
2. Toezicht.
3. Handhaving.
4. Advisering.
5. Ondersteunende processen.

De kernprocessen vormen samen de primaire opdracht van FUMO. Voor de bedrijfsarchitectuur is het van belang dat deze processen niet als losse domeinen worden ingericht, maar als samenhangende uitvoeringsketen. Advisering is daarin geen bijzaak, maar een essentieel onderdeel van de waarde die FUMO levert aan deelnemers en partners.

Producten en zaaktypen

1. De relatie tussen kernprocessen, diensten, producten en zaaktypen wordt apart uitgewerkt in een dienstencatalogusDe lijst van diensten die FUMO beschikbaar stelt aan afnemers. en een zaaktypecatalogus.
2. Een productDe concrete uitkomst of levering die FUMO in een proces voortbrengt en die via een zaaktype wordt geleverd. wordt in beginsel geleverd via een enkel zaaktypeDe gestandaardiseerde beschrijving van een soort zaak, inclusief kenmerken zoals processtappen, statussen, rollen, doorlooptijden en resultaten..
3. Zaaktypen en producten worden daarmee expliciet aan elkaar gekoppeld en beheerd.
4. De dienstencatalogusDe lijst van diensten die FUMO beschikbaar stelt aan afnemers. en de zaaktypecatalogus zijn beheerobjecten en moeten actueel gehouden worden.
5. De doelarchitectuurHet samenhangende kader van principes, uitgangspunten, keuzes en richtingen waarmee FUMO de gewenste inrichting van de informatievoorziening beschrijft en bestuurt. legt hiermee het principe vast, terwijl de detailuitwerking in de dienstencatalogusDe lijst van diensten die FUMO beschikbaar stelt aan afnemers., de PDCBinnen FUMO gebruikte afkorting voor Producten- en Dienstencatalogus.-benaming in huidig gebruik, en de ZTCZaaktypecatalogus met de formele beschrijving van zaaktypen en hun kenmerken. plaatsvindt.
6. In lijn met NORA wordt binnen de architectuur de voorkeursterm dienstencatalogusDe lijst van diensten die FUMO beschikbaar stelt aan afnemers. gebruikt. De term PDCBinnen FUMO gebruikte afkorting voor Producten- en Dienstencatalogus. blijft herkenbaar als bestaande werkterm binnen FUMO.

Deze keuze is belangrijk omdat FUMO daarmee het onderscheid bewaakt tussen architectuur en operationele uitwerking. De doelarchitectuurHet samenhangende kader van principes, uitgangspunten, keuzes en richtingen waarmee FUMO de gewenste inrichting van de informatievoorziening beschrijft en bestuurt. bepaalt hoe zaaktypen, diensten en producten zich tot elkaar verhouden. De dienstencatalogusDe lijst van diensten die FUMO beschikbaar stelt aan afnemers. en zaaktypecatalogus werken dat uit in beheerbare detailinformatie. Daardoor blijft de architectuur stabiel, terwijl de operationele inrichting actueel gehouden kan worden.

Doelgroepen

1. Initiatiefnemers en bedrijven die vergunningen aanvragen, meldingen doen of met toezicht en handhaving te maken hebben.
2. Bevoegde gezagen die opdrachtgever, partner en bestuurlijk verantwoordelijke zijn.
3. Ketenpartners die informatie, advies of besluiten leveren of ontvangen.
4. Medewerkers van FUMO die processen uitvoeren, monitoren en verbeteren.

Dienstverlening

1. Dienstverlening moet voor doelgroepen herkenbaar, uitlegbaar en bestuurbaar zijn.
2. De digitale dienstverlening van FUMO moet passen binnen de keten van bevoegd gezagDe overheidspartij die bestuurlijk en juridisch bevoegd is om een besluit te nemen of verantwoordelijkheid draagt voor een taak of dossier., Omgevingsloket, FUMO en andere ketenpartners.
3. De dienstverlening ondersteunt zowel standaardprocessen als complexere ketensituaties waarin meerdere organisaties samen optrekken.
4. Dienstverlening moet niet alleen digitaal bruikbaar zijn, maar ook uitvoerbaar blijven voor situaties waarin andere vormen van contact nodig zijn.

Voor FUMO betekent dienstverlening meer dan het aanbieden van een loket of formulier. Dienstverlening omvat ook de manier waarop FUMO samenwerkt met bevoegde gezagen, hoe statusinformatie beschikbaar komt, hoe adviesvragen worden behandeld en hoe betrokken partijen zicht houden op voortgang en overdrachtsmomenten. De bedrijfsarchitectuur moet daarom dienstverleningslogica en uitvoeringslogica met elkaar verbinden.

Kanaalstrategie

1. Digitaal is het voorkeurskanaal waar dat passend en beheersbaar is.
2. Portaalfunctionaliteit ondersteunt samenwerking, dossieroverdracht en statusuitwisseling tussen FUMO, bevoegde gezagen en ketenpartners.
3. API's ondersteunen geautomatiseerde uitwisseling tussen systemen en organisaties.
4. E-mail, telefoon en andere contactvormen blijven beschikbaar waar proces, doelgroep of situatie dit vraagt.
5. Per proces moet expliciet worden vastgelegd welk kanaal leidend is voor indiening, samenwerking, terugkoppeling en statusinformatie.

Kanaalstrategie is voor FUMO geen communicatievraagstuk alleen, maar een architectuurkeuze. Ieder kanaal heeft gevolgen voor dossieropbouw, traceerbaarheid, autorisaties, samenwerking en beheer. Door per proces expliciet vast te leggen welk kanaal leidend is, voorkomt FUMO dat dezelfde zaakEen samenhangende hoeveelheid werk met een duidelijke aanleiding en een duidelijk eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk en bestuurbaar zijn. via meerdere ongecoördineerde routes gaat lopen.

Procesketens

1. FUMO werkt in ketens met bevoegde gezagen, ketenpartners en landelijke voorzieningen.
2. Het principe mandaat volgt regiePrincipe waarbij verantwoordelijkheden, informatie-uitwisseling en dossiervorming aansluiten op de partij die in het proces de regie voert. is bepalend voor de inrichting van processen en samenwerking.
3. Samenwerking moet ondersteund worden via portaalfunctionaliteit naast landelijke voorzieningen waar dat in de praktijk nodig is.
4. De samenwerking is situationeel: afhankelijk van proces, mandaat en bevoegdheid kan FUMO regie voeren, advies leveren of juist ondersteunend zijn aan het bevoegd gezagDe overheidspartij die bestuurlijk en juridisch bevoegd is om een besluit te nemen of verantwoordelijkheid draagt voor een taak of dossier..
5. De bedrijfsarchitectuur onderscheidt in elk geval drie situaties:
   1. FUMO voert regie.
   2. Het bevoegd gezagDe overheidspartij die bestuurlijk en juridisch bevoegd is om een besluit te nemen of verantwoordelijkheid draagt voor een taak of dossier. voert regie.
   3. Een ketenpartner levert een bijdrage of advies.

Het principe mandaat volgt regiePrincipe waarbij verantwoordelijkheden, informatie-uitwisseling en dossiervorming aansluiten op de partij die in het proces de regie voert. is hierin doorslaggevend. De informatievoorziening mag niet uitgaan van één statisch organisatiemodel, omdat de feitelijke regie per proces kan verschillen. Soms is FUMO de uitvoerende en coördinerende partij, soms ligt de regie bij het bevoegd gezagDe overheidspartij die bestuurlijk en juridisch bevoegd is om een besluit te nemen of verantwoordelijkheid draagt voor een taak of dossier. en soms is FUMO juist adviseur of behandeldienstDe organisatie die namens of in opdracht van het bevoegd gezag de inhoudelijke behandeling van een zaak uitvoert.. De bedrijfsarchitectuur moet die variatie ondersteunen zonder dat het proces onnavolgbaar of onbeheersbaar wordt.

Referenties:

1. Ontwikkelaarsportaal Omgevingswet - Samenwerkfunctionaliteit
2. Ontwikkelaarsportaal Omgevingswet - Verzoeknotificatie ontvangen
3. Ontwikkelaarsportaal Omgevingswet - Verzoeksroutering

Rollen en verantwoordelijkheden

1. De deelnemers zijn bevoegd gezagDe overheidspartij die bestuurlijk en juridisch bevoegd is om een besluit te nemen of verantwoordelijkheid draagt voor een taak of dossier. en bepalen de bestuurlijke kaders en het beleid.
2. FUMO voert taken uit in opdracht van de deelnemers en binnen gegeven mandaten.
3. FUMO levert specialistisch advies, juridische expertise en feitelijke input die deelnemers ondersteunt bij beleidsvorming, besluitvorming en verantwoording.
4. In situaties waarin FUMO als behandeldienstDe organisatie die namens of in opdracht van het bevoegd gezag de inhoudelijke behandeling van een zaak uitvoert. optreedt, moet de samenwerking met het bevoegd gezagDe overheidspartij die bestuurlijk en juridisch bevoegd is om een besluit te nemen of verantwoordelijkheid draagt voor een taak of dossier. expliciet zijn ingericht in processen, informatievoorziening en dossiervorming.

Deze rolverdeling is essentieel om rechtmatigheid, verantwoording en procestransparantie goed te organiseren. Wanneer rollen impliciet blijven, ontstaan onduidelijkheden over besluitvorming, eigenaarschap van gegevens en verantwoordelijkheid voor archivering en overdracht. De architectuur maakt deze rolverdeling daarom expliciet.

Sturingsmodel

1. Sturing vindt plaats op samenhang tussen uitvoering, kwaliteit, informatievoorziening en ketensamenwerking.
2. Mandaat volgt regiePrincipe waarbij verantwoordelijkheden, informatie-uitwisseling en dossiervorming aansluiten op de partij die in het proces de regie voert. is een leidend bedrijfsprincipe voor procesinrichting, informatieverstrekking en dossiervorming.
3. Portfolio, releases en projecten moeten aantoonbaar bijdragen aan de veranderdoelen van FUMO.
4. De architectuur ondersteunt zowel dagelijkse uitvoering als bestuurlijke verantwoording.

Voor FUMO betekent dit dat sturing niet alleen plaatsvindt op productie of doorlooptijd, maar ook op kwaliteit van gegevens, overdraagbaarheid, beheerbaarheid en ketensamenhang. De bedrijfsarchitectuur moet daarom een kader bieden dat zowel voor managers als voor beheer, informatiemanagement en projecten bruikbaar is.

Gewenste veranderingen in het bedrijfsproces

1. Processen worden zaakgericht ingericht en uitgevoerd.
2. Processtappen in de VTH-applicatie zijn leidend voor de uitvoering.
3. Uitkomsten moeten voorspelbaar zijn en passen binnen uniforme werkinstructies.
4. Sturing vindt plaats op zaken, producten, resultaten, kwaliteit en doorlooptijd.
5. Dossieroverdracht, adviesvragen en ketensamenwerking moeten expliciet bestuurbaar zijn.
6. Het primaire proces en de ondersteunende processen worden meer uniform en centraal ondersteund.
7. De VTH-oplossing voert regie op proces en dossier, terwijl gecontroleerde externe processtappen mogelijk blijven via integratie.
8. FUMO ontwikkelt zich van versnipperde uitvoering naar uniforme ketenprocessen met centrale regie op informatie en beheer.

De ratio achter deze veranderingen is dat de huidige decentrale en versnipperde inrichting onvoldoende schaalbaar en onvoldoende bestuurbaar is. Uniformere processen maken het mogelijk om beheer te professionaliseren, veranderingen voorspelbaarder door te voeren en beter te sturen op kwaliteit en prestaties. De bedrijfsarchitectuur legt daarmee niet alleen het gewenste procesbeeld vast, maar ook de organisatielogica die daarvoor nodig is.

Procestransparantie

1. Voor alle producten in de dienstencatalogusDe lijst van diensten die FUMO beschikbaar stelt aan afnemers. en de daarbij behorende zaaktypen in de zaaktypecatalogus moet statusinformatie beschikbaar zijn voor de betrokken partijen.
2. De informatievoorziening ondersteunt inzicht in voortgang, behandelfase, overdrachtsmomenten en openstaande acties.
3. Waar proces en mandaat dat toelaten, ondersteunt de dienstverlening terugkoppeling, feedback en bestuurbare dossierinzage.
4. Procestransparantie geldt niet alleen richting initiatiefnemer, maar ook richting bevoegd gezagDe overheidspartij die bestuurlijk en juridisch bevoegd is om een besluit te nemen of verantwoordelijkheid draagt voor een taak of dossier., ketenpartner en interne sturing.

Procestransparantie is voor FUMO een randvoorwaarde voor vertrouwen en bestuurbaarheid. In een keten met meerdere partijen is het niet voldoende dat alleen de behandelaar weet waar een zaakEen samenhangende hoeveelheid werk met een duidelijke aanleiding en een duidelijk eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk en bestuurbaar zijn. zich bevindt. TransparantieDe eigenschap dat keuzes, status, gegevensgebruik, procesvoortgang en verantwoordelijkheden navolgbaar en uitlegbaar zijn. is nodig voor opdrachtgevers, voor regie op overdracht en voor interne sturing op kwaliteit en doorlooptijd.

Bedrijfsfuncties

1. Beleidsbijdrage en advies.
2. Besluitondersteuning.
3. Uitvoering.
4. Monitoring en verantwoording.
5. Handhaving.

Deze indeling helpt om verantwoordelijkheden, informatiebehoeften en ondersteunende systemen beter te ordenen.

De indeling in bedrijfsfuncties helpt om duidelijk te maken dat niet ieder systeem en niet ieder proces hetzelfde doel dient. Sommige functies ondersteunen besluitvorming, andere uitvoering of verantwoording. Door dit onderscheid expliciet te maken, ontstaat een stabieler kader voor de inrichting van applicaties, gegevens en rapportages.

Loketfunctie en dienstverlening

1. Onder de Omgevingswet ligt het formele loket voor initiatiefnemers in beginsel in het Omgevingsloket en bij het bevoegd gezagDe overheidspartij die bestuurlijk en juridisch bevoegd is om een besluit te nemen of verantwoordelijkheid draagt voor een taak of dossier..
2. FUMO kan in de uitvoering optreden als behandeldienstDe organisatie die namens of in opdracht van het bevoegd gezag de inhoudelijke behandeling van een zaak uitvoert. of uitvoerende partner, maar dat maakt FUMO niet automatisch het formele loket.
3. Voor FUMO is daarom geen generiek principe loketfunctie bij opdrachtgever nodig als absolute regel; passender is dat loket-, regie- en behandelfuncties per proces expliciet worden ingericht.
4. Waar FUMO regie of behandeling uitvoert, moet de informatievoorziening die rol aantoonbaar ondersteunen.

De keuze om geen absoluut loketprincipe voor FUMO vast te leggen is bewust. FUMO opereert binnen een stelsel waarin formele toegang, bestuurlijke verantwoordelijkheid en uitvoeringspraktijk niet altijd bij dezelfde partij liggen. De bedrijfsarchitectuur moet daarom ruimte laten voor verschillende procesconfiguraties, zolang rollen, informatie-uitwisseling en dossiervorming maar expliciet en bestuurbaar zijn ingericht.

Referenties:

1. FUMO - Contact
2. Ontwikkelaarsportaal Omgevingswet - Verzoeksroutering
3. Ontwikkelaarsportaal Omgevingswet - Verzoek afhandelen