2.5 Archivering
Laatst gewijzigd door Gebruiker afgeschermd op 23-03-2026 11:01:03
Verwijder dit item
Archivering en informatiebeheer zijn integraal onderdeel van de organisatiebrede informatievoorziening van FUMO. Het doel is om dossiervorming, overdracht, bewaartermijnen, duurzame toegankelijkheid en verantwoording zodanig in te richten dat deze aansluiten op zaakgericht werken, ketensamenwerking en de verschillende verantwoordelijkheden van bevoegd gezagen en FUMO.
Voor FUMO is archivering daarmee geen sluitstuk na afloop van een proces, maar een capability die vanaf het begin van de informatievoorziening moet zijn meegenomen. De wijze waarop zaken worden ingericht, hoe dossiers worden opgebouwd en hoe overdracht plaatsvindt, bepaalt direct of FUMO later kan voldoen aan verantwoording, Woo-verzoeken, archiefverplichtingen en ketensamenwerking.
- Digitale dossiervorming is de norm.
- Informatiebeheer sluit aan op zaakgericht werken en digitale uitwisseling.
- Dossiervorming vindt plaats tijdens de behandeling van de zaak, niet pas achteraf.
- De informatiebeheerder of DIV-functie is expliciet onderdeel van de beheerorganisatie en ondersteunt inrichting, beheer, overdracht en archiveringskwaliteit.
Deze positie van informatiebeheer binnen de beheerorganisatie is belangrijk omdat archivering anders te snel buiten de reguliere inrichting en verandering komt te staan. Voor FUMO moet informatiebeheer juist zichtbaar meebewegen met procesinrichting, systeemkeuzes en overdrachtsafspraken.
- Bewaartermijnen, eigenaarschap en overdracht moeten per bevoegd gezag bestuurbaar en aantoonbaar zijn.
Dat vraagt om een inrichting waarin niet alleen documenten worden opgeslagen, maar waarin ook verantwoordelijkheden, bewaartermijnen en vernietigingsafspraken expliciet te herleiden zijn. Voor FUMO is dit extra belangrijk omdat verantwoordelijkheden tussen bevoegd gezag en uitvoeringsorganisatie kunnen verschillen.
- Metadatering sluit aan op MDTO.
- Overdraagbaarheid en duurzame toegankelijkheid zijn randvoorwaardelijk.
- Er wordt onderscheid gemaakt tussen:
- Het formele dossier.
- Het werkdossier.
- De dienstwerkruimte.
- Dit onderscheid moet in processen, systemen, autorisaties en overdracht herkenbaar en bestuurbaar zijn.
Het onderscheid tussen formeel dossier, werkdossier en dienstwerkruimte is een kernkeuze in de architectuur. Zonder dat onderscheid vervagen uitvoeringsinformatie, formele besluitinformatie en archiefwaardige informatie. Dat leidt direct tot risico's voor overdracht, Woo, selectie en verantwoording. Door dit onderscheid expliciet te maken, wordt archivering bestuurbaar in plaats van impliciet.
- Zaakgericht werken is leidend voor de samenhang tussen proces, dossier, metadata en overdracht.
- Archivering volgt de inrichting van de zaak en de regie op het proces.
- Het principe mandaat volgt regie werkt door in dossiervorming, informatieverstrekking en overdracht.
Zaakgericht werken en archivering zijn voor FUMO onlosmakelijk met elkaar verbonden. De zaak is niet alleen een procesanker, maar ook het kader waarbinnen dossier, metadata, status en overdracht betekenis krijgen. Daardoor werkt iedere keuze in het proces direct door in de kwaliteit van archivering.
- Informatie moet duurzaam toegankelijk, herleidbaar en uitlegbaar zijn.
- De inrichting van informatiebeheer en archivering ondersteunt verantwoording, openbaarmaking en informatieverstrekking onder de Woo.
Archivering is daarmee ook een bestuurlijk thema. FUMO moet niet alleen informatie bewaren, maar die informatie later ook kunnen terugvinden, duiden en verantwoord beschikbaar stellen. De architectuur maakt daarom expliciet dat duurzame toegankelijkheid en uitlegbaarheid randvoorwaarden zijn voor goed functioneren van de organisatie.
- Het startpunt is dat archiefverantwoordelijkheid en archiefuitvoering bij het bevoegd gezag kunnen liggen, tenzij taken al zijn overgebracht.
- FUMO moet dossieroverdracht via een ketenportaal in twee richtingen kunnen ondersteunen.
- Overdracht omvat documenten, metadata, statusinformatie en bestuurbare afspraken over eigenaarschap en bewaartermijnen.
- Waar FUMO regie voert, moet de informatievoorziening de bijbehorende dossiervorming en overdracht expliciet ondersteunen.
Deze uitgangspunten maken duidelijk dat archivering in de keten niet eenduidig vastligt bij één partij. De feitelijke situatie kan verschillen per mandaat, proces of bestuurlijke afspraak. Daarom moet de informatievoorziening niet uitgaan van één vaste eigenaar, maar bestuurbaar omgaan met overdracht, verantwoordelijkheid en dossiervorming in twee richtingen.
- Aansluiting op een e-depot of vergelijkbare voorziening is een capability voor de toekomst.
- Deze capability wordt gezien als richting voor verdere professionalisering van duurzame toegankelijkheid en overdraagbaarheid.
- De doelarchitectuur legt dit vast als ontwikkelrichting, niet als direct harde implementatie-eis.
Deze formulering is bewust gekozen. Voor FUMO is het belangrijk om de richting naar verder geprofessionaliseerde duurzame toegankelijkheid expliciet vast te leggen, zonder nu al een technische oplossing of implementatiemodel dicht te timmeren. Daarmee blijft ruimte voor bestuurlijke keuzes, samenwerking en gefaseerde ontwikkeling.
Verwijder dit item
Weet u het zeker?
| Huidig | Id | Gebruiker | Tijdstip wijziging | Opmerking bij versie |
|---|
In principe klopt het inhoudelijk, ik denk dat ik hem wel iets kan aanscherpen. We missen ook de relatie met de archiefwet en de AVG in dit stuk.