Grondslagen en Governance

Doel

Dit hoofdstuk beschrijft de grondslagen, beleidskaders en governance van de FUMO-doelarchitectuur. Het maakt expliciet op welke basis de architectuur rust, hoe zij zich verhoudt tot andere sturingsdocumenten en hoe eigenaarschap, besluitvorming en actualisatie zijn georganiseerd. Daarmee voorkomt dit hoofdstuk dat de doelarchitectuur wordt gelezen als een losse verzameling uitgangspunten zonder bestuurlijke verankering.

Grondslagen

De doelarchitectuur sluit aan op relevante wet- en regelgeving voor digitale overheid, informatiehuishouding, privacy, beveiliging en archivering.
De doelarchitectuur sluit aan op de organisatiebrede uitgangspunten van FUMO.
De doelarchitectuur sluit aan op de Informatievisie FUMO 2024-2028.
De doelarchitectuur sluit voor de VTH-oplossing aan op de PSA van de aanbesteding.
De doelarchitectuur gebruikt actuele referentiearchitecturen en standaarden als richtinggevend kader, waaronder NORA, GEMMA, PETRA, MDTO, BIO en relevante standaarden van Forum Standaardisatie.

De grondslagen hebben in deze architectuur twee functies. Zij geven legitimatie aan de gemaakte keuzes en zij begrenzen de ruimte voor afwijking. Daarmee is de doelarchitectuur niet alleen richtinggevend, maar ook een toetsingskader dat uitlegbaar is naar management, bestuur, auditors en leveranciers.

Scope van de doelarchitectuur

De doelarchitectuur is van toepassing op:
1. Het primaire proces van FUMO.
2. De bedrijfsvoering voor zover deze direct raakt aan informatievoorziening, beheer, kwaliteit, archivering, privacy, security en compliance.
Binnen de bedrijfsvoering vallen in elk geval:
1. Kantoorautomatisering.
2. Informatiebeheer en archivering.
3. Datakwaliteit, BI en GEO.
4. Privacy, security en compliance.
5. Huisvesting en facilitaire ondersteuning voor zover deze de informatievoorziening direct raken.
Externe ketenvoorzieningen vallen binnen scope voor zover zij onderdeel zijn van het primaire proces of de ketensamenwerking daaromheen.

Relatie met andere sturingsdocumenten

De doelarchitectuur is het inhoudelijke en richtinggevende kader voor ontwerpkeuzes.
Het informatieplan vertaalt de doelarchitectuur naar meerjarige veranderopgave, prioriteiten en uitvoeringsrichting.
Het portfolio-overleg vertaalt de doelarchitectuur en het informatieplan naar planning, capaciteit en volgorde van projecten, releases en innovatie.
De PSA concretiseert de doelarchitectuur voor een specifiek verander- of aanbestedingstraject.
Beheer, projecten en leveranciers worden op de doelarchitectuur getoetst.

Deze verhouding is belangrijk. De doelarchitectuur is nadrukkelijk geen informatieplan, geen projectplan en ook geen aanbestedingsdocument. Zij bepaalt de inhoudelijke richting. Andere documenten werken die richting uit naar planning, uitvoering, besluitvorming en specifieke projecten. Daardoor blijft het mogelijk om veranderingen in samenhang te beoordelen, ook wanneer meerdere trajecten parallel lopen.

Governance

De doelarchitectuur heeft een formele eigenaar.
De doelarchitectuur heeft een beheerder of redactiehouder.
Wijzigingen op de doelarchitectuur worden periodiek beoordeeld en verwerkt.
Majeure wijzigingen worden expliciet ter besluitvorming voorgelegd.
Mineure wijzigingen worden beheerst doorgevoerd met versiebeheer en herleidbaarheid.

De governance rond de doelarchitectuur is nodig omdat architectuur voor FUMO een beheerobject is. Zonder expliciet eigenaarschap en wijzigingsproces bestaat het risico dat projecten, beheer en aanbesteding elk hun eigen interpretatie van de richting gaan hanteren. De architectuur moet daarom niet alleen inhoudelijk kloppen, maar ook bestuurlijk worden onderhouden.

Eigenaarschap en rollen

De formele eigenaar is de Chief Information Officer binnen FUMO.
De beheerder of redactiehouder is de Informatiemanager binnen FUMO.
De auteur van de huidige werkversie is Jurjen Roels.
De formele eigenaar is verantwoordelijk voor bestuurlijke geldigheid en samenhang.
De beheerder of redactiehouder is verantwoordelijk voor actualisatie, samenhang tussen hoofdstukken en verwerking van vastgestelde wijzigingen.
Informatiemanagement gebruikt de doelarchitectuur als kader voor portfolio, projecten en veranderinitiatieven.
Beheer gebruikt de doelarchitectuur als kader voor toetsing van wijzigingen, overdraagbaarheid en beheerbaarheid.
Kwaliteit, informatiebeheer, privacy en security toetsen vanuit hun eigen rol op naleving van de kaders.

Deze rolverdeling maakt duidelijk dat de doelarchitectuur niet alleen van informatiemanagement is. De architectuur werkt door in beheer, kwaliteit, informatiebeheer, security en privacy. Daarmee wordt zij een gezamenlijk kader voor uitvoering en verandering, en niet alleen een ontwerpdocument.

Actualisatie en review

De doelarchitectuur is geen statisch document, maar een beheerobject.
De doelarchitectuur wordt periodiek herijkt op basis van:
1. Verandering in wet- en regelgeving.
2. Nieuwe bestuurlijke keuzes.
3. Nieuwe inzichten uit projecten, beheer en audits.
4. Wijzigingen in landelijke standaarden en referentiearchitecturen.
De doelarchitectuur wordt in ieder geval jaarlijks herijkt.
Bij majeure veranderingen wordt ook de samenhang met informatieplan, portfolio en PSA opnieuw beoordeeld.

Jaarlijkse herijking is het minimum. In de praktijk zullen majeure veranderingen, aanbestedingstrajecten, wijzigingen in wetgeving of nieuwe landelijke kaders aanleiding zijn om onderdelen eerder aan te passen. Actualisatie is daarmee geen administratieve exercitie, maar een manier om bestuurlijke en technische samenhang te behouden.

Status en besluitvorming

De huidige status van de doelarchitectuur is Werkversie.
Het beoogde vaststellende overleg is het MT-overleg van FUMO.
Tot vaststelling geldt de doelarchitectuur als werkdocument voor verdere uitwerking en toetsing.

Deze status past bij de huidige fase. De architectuur is inhoudelijk al richtinggevend genoeg om keuzes te onderbouwen, maar nog niet zover uitgewerkt dat vaststelling zonder verdere concretisering logisch is. De werkversie moet daarom vooral gebruikt worden om open punten gericht af te bouwen en de samenhang tussen hoofdstukken te versterken.

Afwijkingen

Afwijkingen van de doelarchitectuur zijn alleen toegestaan als zij expliciet worden onderbouwd.
Een afwijking bevat minimaal:
1. Reden van afwijking.
2. Impact op processen, gegevens, techniek, beheer en compliance.
3. Tijdelijkheid of blijvend karakter.
4. Benodigde compenserende maatregelen.
Afwijkingen worden vastgelegd en periodiek herbeoordeeld.

De afwijkingsprocedure is essentieel om pragmatiek mogelijk te maken zonder de architectuur betekenisloos te maken. Niet elke situatie vraagt om een starre toepassing, maar elke afwijking moet wel herleidbaar, uitlegbaar en beheersbaar zijn.

Relatie met NORA

De FUMO-doelarchitectuur volgt niet letterlijk de hoofdstukindeling van NORA.
De doelarchitectuur sluit wel inhoudelijk aan op NORA door:
1. Expliciete grondslagen.
2. Gelaagdheid.
3. Normatieve architectuurprincipes.
4. Toetsbaarheid.
5. Governance en actualisatie.

1.4 Grondslagen en Governance

Verwijder dit item